1.
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Pengurusan Surat
Pengertian Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
2. Manfaat Standar Operasional Prosedur
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tugasnya;
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
3.
Prinsip Penyusunan Standar Operasional
Prosedur
a. Prinsip Penyusunan Standar Operasional
Prosedur
b.
EfisiensiDan Efektivitas
c. Keselarasan
d. Keterukunan
e. Dinamis
f.
Berorientasi Pada pengguna
g.
Kepatuhan Hukum
h.
Kepastian Hukum
4. Jenis dan Format SOP
SOP berdasarkan sifat kegiatan
a. SOP teknis
b. SOP administratif
Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
a. SOP makro
b. SOP mikro
SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
a. SOP final
b. SOP persial
SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
a. SOP generik
b. SOP spesifik
Contoh SOP pada Administrasi Pemerintahan :
1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching
Flowcharts)
2. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts
3. Pelaksana
dipisahkan dari kegiatan
Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini
dipisahkan dari kegiatan untuk untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu
dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien.
5.
Langkah-Langkah Menyusun SOP AP
a. Langkah-Langkah Penilaian Kebutuhan SOP
1. Menyusun
rencana tindak penilaian kebutuhan.
2.
Melakukan Penilaian kebutuhan
3. Membuat
sebuah daftar mengenai SOP AP yang akan dikembangkan
b. Pengembangan SOP AP
c. Pengesahan SOP
Proses pengesahan akan meliputi penelitian ulang oleh
pimpinan puncak terhadap prosedur yang distandarkan. Namun pimpinan puncak
umumnya memiliki tingkat kesibukan yang padat, kadang kala tidak memiliki
banyak waktu untuk meneliti secara seksama satu persatu. Oleh karena itu, jika
tim menyusun ringkasan eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis
besar telah diuraikan di atas, akan sangat membantu pimpinan puncak dalam
memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan.
Comments