PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

1.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk Dengan Kartu Kendali

Kartu kendali sendiri digunakan sebagai media pencatatan surat baik surat masuk maupun keluar yang menggantikan buku agenda dalam suatu organisasi. Kartu kendali umunya dibuat rangkap untuk memudahkan pengelolaan surat dalam suatu organisasi.

Kegunaan 3 lembar kartu kendali yang dibuat :

u  Lembar pertama : Disimpan bersama kartu kendali yang lain serta difungsikan sebagai buku agenda

u  Lembar kedua : Disimpan dalam lemari arsip dan berfungsi sebagai pengganti arsip.

u  Lembar ketiga : Disimpan selama surat lain masih diproses oleh lembaga lain. ketika surat selesai diproses, maka lembaran ini bersama surat disimpan bersamaan dengan arsip lain.

Contoh surat kendali :

2.       Prosedur surat masuk menggunakan kartu kendali (Nuraida, 2014;104) :

1. Penerimaan surat

2. Proses mengarahkan surat

3. Proses menilai surat

4. Proses mencatat surat

5. Menyimpan surat

6. Proses penyampaian surat dibagi berdasarkan jenis surat biasa, rahasia atau penting

7. Pengurusan surat di unit pengelola

alur prosedur surat masuk yang penting menggunakan kartu kendali

Prosedur surat masuk yang biasa menggunakan kartu kendali :

Prosedur surat masuk yang rahasia menggunakan kartu kendali :

3.       Prosedur Pengurusan Surat Keluar dengan Menggunakan Kartu Kendali

a.       Surat keluar penting

Konsep surat yang telah ditandatangani oleh petugas dan dicatat pada kartu kendali rangkap 3.

b.      Surat keluar biasa

c.       Surat keluar rahasia

4.       Pengurusan Surat Masuk Dengan Sistem Buku Agenda

a.                   Penerimaan
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.

b.      Penyortiran

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan.

c.       Pencatatan surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut.Surat-surat tersebut adalah surat rahasia dan surat pribadi.

d.      Pengarahan surat

Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

e.      Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.

5.       Pengurusan Surat Keluar Dengan Sistem Buku Agenda

Sistem buku agenda adalah sistem dalam pencatatan surat dengan menggunakan buku untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun yang mengelompokkan antara surat penting dan surat biasa.

Langkah-langkah pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda adalah:

a.        Pembuatan Konsep Surat

Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan.

Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

b.       Persetujuan Konsep

c.       Pencatatan Surat

d.       Pengetikan Konsep Surat

e.      Pemeriksaan Pengetikan

f.        Penandatanganan Surat

g.       Pemberian Cap/Stempel Dinas

h.      Melipat Surat

i.         Penyampulan Surat

j.        Pengiriman Surat

k.       Penyimpanan Surat