Tata Naskah Dinas

TATA NASKAH DINAS

1.       Pengertian tata naskah dinas

Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No.80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintahan bahwa tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum yang meliputi antara lain pengaturan jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan juga mengatur mengenai bagaimana meralat naskah.

2.       Tujuan, Sasaran dan Asas Tata Naskah Dinas

Menurut Yayan Daryan dalam Rasto (2015) tujuan dari adanya tata naskah dinas, adalah sebagai berikut:

Memenuhi autentitas dan reliabilitas arsip

Menjamin ketersediaan arsip autentik dan utuh

Mewujudkan arsip sebagai memori kolektif bangsa, tulang punggung pengelolaan penyelenggaraan negara, serta merupakan simpul pemersatu bangsa dalam lingkup negara kesatuan RI.

3.       Asas dalam penerapan tata naskah dinas, antara lain:

Asas Dayagua dan Hasilguna à memperhatikan cara penulisan, menggunakan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa yang sesuai.

Asas Pembakuan à bertujuan untuk memperoleh keefektifitasan dan keefesienan dalam tata persuratan.

Asas Pertanggungjawaban à dilihat dari segi isi, format maupun dari prosedur penulisan yang harus bisa dipertanggungjawabkan.

Asas Keterkaitan à adanya keterkaitan antara tata naskah dinas dengan pengadministrasian ataupun keterkaitan dengan bidang yang lain.

Asas Kecepatan dan Ketepatan à tata naskah dinas harus dilakukan secara tepat waktu dengan sasaran yang tepat. Kejelasan redaksional, kekuatan procedural, dan kecepatan pendistribusian menunjukkan tingkat kecepatan pemprosesan naskah dinas.

Asas Keamanan à menurut ANRI: modul tata naskah dinas, 2009 tanpa adanya wewenang yang sah, tidak dibenarkan menyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.

4.       Format Naskah Dinas masing-masing memiliki tiga bagian utama, yaitu :

Kepala Surat

Batang Tubuh/Isi Surat

Kaki

Dalam hal ini contoh :

•       Naskah Dinas Arahan (Pengaturan jenis Pedoman)

•       Lampiran : pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan

•       Kepala : berisi tulisan “PEDOMAN” dan juga rumusan judul pedoman

•       Batang tubuh : pendahuluan, materi pedoman, penutup

•       Kaki : jabatan pejabat, ttd pejabat, nama lengkap pejabat

•       Naskah Dinas Korespondensi (intern untuk nota dinas)

•       Kepala : kop dinas, kata NOTA DINAS, Yth, dari, hal, tanggal

•       Batang tubuh : 3 bagian paragraph pembuka, isi dan penutup

•       Isi : ttd dan nama pejabat, stempel/cap dinas, tembusan

•       Naskah Dinas Khusus (perjanjian dalam negeri)

•       Kepala : lambing negara, nama instansi, judul perjanjian, nomor perjanjian

•       Batang tubuh : janji bersama antara para pihak dan dituangkan dalam pasal-pasal

•       Kaki : tempat, tanggal pembuatan laporan, nama pejabat yang menyusun, ttd dan nama lengkap.

•       Laporan

•       Kepala : judul dari kegiatan yang akan dilaporkan

•       Batang tubuh : pendahuluan, materi laporan, simpulan dan saran, kesimpulan

•       Kaki : tmpt dan tanggal pembuatan laporan, nama pejabat yang menyusun, ttd dan nama lengkap

•       Telaah Staf

•       Kepala : judul dna uraian singkat permasalahan

•       Batang tubuh : persoalan, praanggapan, fakta yang mempengaruhi, analisis, simpulan dan saran

•       Kaki : nama pejabat pembuat, ttd dan nama lengkap, lampiran

•       Formulir

•       Kepala : nama dan alamat instansi, judul formulir, kode , revisi terakhir

•       Batang tubuh : kolom-kolom sebagai data mentah dan berisi informasi yang diperlukan

•       Kaki : tanggal, bulan, tahun, tmpat, nama/ttd pemohon, nama pejabat, materai.

5.       Kewenangan Penandatanganan Tata Naskah Dinas

Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan surat dapat dibagi menjadi (Muhidin & Winata, 2016) :

a.       Atas nama (a.n)

                digunakan apabila pimpinan yang memiliki kewenangan menandatangani dokumen tersebut memberikan kewenangan penandatanganan ke pegawai dibawahnya.

Contoh :

b.      Untuk beliau (u.b)

Dipergunakan untuk memberikan kuasa kepada pegawai yang berada satu tingkat di bawahnya yang dengan singkatan untuk beliau atau (u.b), digunakan sesudah ada atas nama (a.n).

Contoh :

c.       Pelaksana Harian (Plh.) dan Pelaksana Tugas (Plt.)

Dalam menjaga lancarnya tugas dan keberlangsungan tanggung jawab dalam organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta, jika terjadi kekosongan dalam suatu jabatan, dilakukan penunjukan Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.).

Contoh :

Pelaksana Harian (Plh.)

Pelaksana Harian (Plh.) digunakan jika pegawai yang berhak menandatangani surat dinas sedang melakukan perjalanan dinas, sehingga dalam rangka menjaga lancarnya pelaksanaan kegiatan administrasi sehari-hari perlu adanya pengganti sementara.

6.       Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Dalam Naskah Dinas

Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat dalam naskah dinas terjadi apabila ada suatu sebab yang dapat dijelaskan secara rinci dan dapat menunjukan bagian mana yang akan diubah, atau naskah dinas mana yang akan dicabut, dibatalkan atau yang akan diralat menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No.80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintahan.

TATA NASKAH DINAS

1.       Pengertian tata naskah dinas

Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No.80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintahan bahwa tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum yang meliputi antara lain pengaturan jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan juga mengatur mengenai bagaimana meralat naskah.

2.       Tujuan, Sasaran dan Asas Tata Naskah Dinas

Menurut Yayan Daryan dalam Rasto (2015) tujuan dari adanya tata naskah dinas, adalah sebagai berikut:

Memenuhi autentitas dan reliabilitas arsip

Menjamin ketersediaan arsip autentik dan utuh

Mewujudkan arsip sebagai memori kolektif bangsa, tulang punggung pengelolaan penyelenggaraan negara, serta merupakan simpul pemersatu bangsa dalam lingkup negara kesatuan RI.

3.       Asas dalam penerapan tata naskah dinas, antara lain:

Asas Dayagua dan Hasilguna à memperhatikan cara penulisan, menggunakan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa yang sesuai.

Asas Pembakuan à bertujuan untuk memperoleh keefektifitasan dan keefesienan dalam tata persuratan.

Asas Pertanggungjawaban à dilihat dari segi isi, format maupun dari prosedur penulisan yang harus bisa dipertanggungjawabkan.

Asas Keterkaitan à adanya keterkaitan antara tata naskah dinas dengan pengadministrasian ataupun keterkaitan dengan bidang yang lain.

Asas Kecepatan dan Ketepatan à tata naskah dinas harus dilakukan secara tepat waktu dengan sasaran yang tepat. Kejelasan redaksional, kekuatan procedural, dan kecepatan pendistribusian menunjukkan tingkat kecepatan pemprosesan naskah dinas.

Asas Keamanan à menurut ANRI: modul tata naskah dinas, 2009 tanpa adanya wewenang yang sah, tidak dibenarkan menyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.

4.       Format Naskah Dinas masing-masing memiliki tiga bagian utama, yaitu :

Kepala Surat

Batang Tubuh/Isi Surat

Kaki

Dalam hal ini contoh :

•       Naskah Dinas Arahan (Pengaturan jenis Pedoman)

•       Lampiran : pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan

•       Kepala : berisi tulisan “PEDOMAN” dan juga rumusan judul pedoman

•       Batang tubuh : pendahuluan, materi pedoman, penutup

•       Kaki : jabatan pejabat, ttd pejabat, nama lengkap pejabat

•       Naskah Dinas Korespondensi (intern untuk nota dinas)

•       Kepala : kop dinas, kata NOTA DINAS, Yth, dari, hal, tanggal

•       Batang tubuh : 3 bagian paragraph pembuka, isi dan penutup

•       Isi : ttd dan nama pejabat, stempel/cap dinas, tembusan

•       Naskah Dinas Khusus (perjanjian dalam negeri)

•       Kepala : lambing negara, nama instansi, judul perjanjian, nomor perjanjian

•       Batang tubuh : janji bersama antara para pihak dan dituangkan dalam pasal-pasal

•       Kaki : tempat, tanggal pembuatan laporan, nama pejabat yang menyusun, ttd dan nama lengkap.

•       Laporan

•       Kepala : judul dari kegiatan yang akan dilaporkan

•       Batang tubuh : pendahuluan, materi laporan, simpulan dan saran, kesimpulan

•       Kaki : tmpt dan tanggal pembuatan laporan, nama pejabat yang menyusun, ttd dan nama lengkap

•       Telaah Staf

•       Kepala : judul dna uraian singkat permasalahan

•       Batang tubuh : persoalan, praanggapan, fakta yang mempengaruhi, analisis, simpulan dan saran

•       Kaki : nama pejabat pembuat, ttd dan nama lengkap, lampiran

•       Formulir

•       Kepala : nama dan alamat instansi, judul formulir, kode , revisi terakhir

•       Batang tubuh : kolom-kolom sebagai data mentah dan berisi informasi yang diperlukan

•       Kaki : tanggal, bulan, tahun, tmpat, nama/ttd pemohon, nama pejabat, materai.

5.       Kewenangan Penandatanganan Tata Naskah Dinas

Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan surat dapat dibagi menjadi (Muhidin & Winata, 2016) :

a.       Atas nama (a.n)

                digunakan apabila pimpinan yang memiliki kewenangan menandatangani dokumen tersebut memberikan kewenangan penandatanganan ke pegawai dibawahnya.

Contoh :

b.      Untuk beliau (u.b)

Dipergunakan untuk memberikan kuasa kepada pegawai yang berada satu tingkat di bawahnya yang dengan singkatan untuk beliau atau (u.b), digunakan sesudah ada atas nama (a.n).

Contoh :

c.       Pelaksana Harian (Plh.) dan Pelaksana Tugas (Plt.)

Dalam menjaga lancarnya tugas dan keberlangsungan tanggung jawab dalam organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta, jika terjadi kekosongan dalam suatu jabatan, dilakukan penunjukan Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.).

Contoh :

Pelaksana Harian (Plh.)

Pelaksana Harian (Plh.) digunakan jika pegawai yang berhak menandatangani surat dinas sedang melakukan perjalanan dinas, sehingga dalam rangka menjaga lancarnya pelaksanaan kegiatan administrasi sehari-hari perlu adanya pengganti sementara.

6.       Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Dalam Naskah Dinas

Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat dalam naskah dinas terjadi apabila ada suatu sebab yang dapat dijelaskan secara rinci dan dapat menunjukan bagian mana yang akan diubah, atau naskah dinas mana yang akan dicabut, dibatalkan atau yang akan diralat menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No.80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintahan.