Mengelola Arsip Organisasi

analisis e-Book berjudul "dont throw it away"

e-Book berjudul "dont throw it away" merupakan pengantar prinsip-prinsip kearsipan, praktik, dan standar, dan garis besar dasar masalah yang perlu dipertimbangkan saat membuat program pemeliharaan catatan organisasi. Dari memperhatikan keuntungan dari kegiatan tersebut, hingga mengidentifikasi dan mengelola arsip arsip, hingga membuatnya tersedia untuk digunakan. Penjelasan tersebut diuraikan dalam beberapa bab yaitu : mengelola catatan organisasi, keuntungan program catatan organisasi, arsip organisasi, pemeliharaan catata,  arsip di dalam organisasi, mendonasikan arsip ke sebuah repository. 

1.      Mengelola catatan organisasi

Program pemeliharaan catatan adalah rencana sistematis yang berurusan secara efisien dengan catatan organisasi. Ini adalah alat manajemen yang penting, memberikan kelompok kontrol atas catatannya sehingga materi berguna bagi organisasi dan masyarakat. Program catatan menetapkan kontrol melalui sistem Catatan dan Manajemen Informasi serta memfasilitasi pembentukan arsip organisasi.

a.       Catatan organisasi

Catatan organisasi ini berupa produk dari organisasi sehari-hari kegiatan, termasuk memo dan surat, risalah rapat, buletin, materi publikasi, makalah kebijakan, dan semua jenis catatan tercetak dari kegiatan kelompok dan anggotanya. Catatan terakhir adalah dokumen penting yang harus dilestarikan dan dilindungi secara permanen dari kehilangan, kerusakan, atau kehancuran. Catatan yang hanya berguna untuk waktu yang singkat dapat segera dibuang. Catatan lain disimpan dan diajukan selama beberapa tahun dan kemudian dibuang.

b.      Catatan dan Manajemen Informasi

Catatan dan Manajemen Informasi adalah alat yang digunakan oleh manajer untuk menentukan catatan mana yang akan disimpan, dan untuk berapa lama, dan catatan mana yang akan dibuang. Manajer catatan mensurvei dan mengelompokkan catatan berdasarkan jenis dan fungsinya. Beberapa catatan bermanfaat secara permanen, baik untuk organisasi itu sendiri atau untuk pihak yang berkepentingan lainnya.

2.      Advantages of a Records Program (Keuntungan dari Program Catatan)

a.       Ketertiban dan efisiensi

Dengan adanya pengelolaan catatan organisasi  ini

masalah sederhana ketika menentukan lokasi catatan tersebut, mengambil semua dengan waktu dan tenaga yang efisien.

b.      Operasi harian

Banyak informasi yang diperlukan untuk laporan dapat diakses dengan mudah untuk menghasilkan hasil yang akurat dengan mengetahui kegiatan-kegiatan kelompok sebelumnya.

c.       Periklanan, promosi, dan hubungan masyarakat

Arsip organisasi berguna dalam periklanan, promosi, dan hubungan masyarakat. Mampu mendiskusikan, mendokumentasikan, dan menggambarkan kegiatan masa lalu memberikan pertimbangan organisasi dalam upaya saat ini

d.      Perencanaan strategis

memelihara arsip organisasi adalah dimana keberadaan arsip memberikan dorongan nyata untuk perencanaan strategis. Anggota saat ini dapat melihat kembali sejarah sebelumnya untuk mengetahui upaya mana yang berhasil atau tidak berhasil di masa lalu, dan mengapa. Pengetahuan dan pemahaman tentang kesalahan sebelumnya, serta keberhasilan sebelumnya, dapat menentukan strategi masa depan.

e.       Litigasi - Akhirnya, arsip bermanfaat untuk tujuan hukum.

arsip umumnya berisi informasi yang akurat, tidak memihak, dan tersedia untuk strategi hukum yang bermanfaat bagi organisasi

3.      Records maintence (pemeliharaan catatan)

Fungsi pemeliharaan catatan mencakup hal-hal penting berikut ini :

a.       Mengatur dan mengarsipkan catatan

b.      Mengidentifikasi catatan mana yang harus disimpan, dan untuk berapa lama

a. Mengatur Rekaman Saat Ini

Langkah pertama dalam menyiapkan pengaturan baru untuk catatan kantor saat ini adalah fokus pada kebutuhan operasional harian organisasi.

Departemen atau fungsi

Ini memiliki keuntungan dengan menunjukkan dengan jelas kegiatan, fungsi, dan struktur organisasi yang menciptakan catatan dan merupakan pengaturan yang lebih disukai untuk catatan arsip. Metode ini menyatukan semua catatan yang mendokumentasikan kegiatan tertentu dalam organisasi.

Subjek atau topik

Suatu organisasi dengan struktur yang kurang formal mungkin mengajukan catatannya di bawah judul topik yang mencerminkan pekerjaan kelompok. Judul seperti "Imigrasi," "Voting," dan "Pendidikan" adalah contohnya. Pengaturan ini menimbulkan masalah ketika topik mulai tumpang tindih atau berpotongan, atau ketika daftar topik menjadi sulit. Namun, jika topiknya terbatas jumlahnya, didefinisikan dengan jelas, dan berbeda satu sama lain, ini adalah sistem yang berhasil.

Kronologi

Metode ini tidak bekerja dengan baik untuk organisasi besar, beragam, dan berjangkauan luas. Namun, cukup untuk memenuhi kebutuhan kelompok yang terutama berurusan dengan satu masalah, topik, atau proyek, dan yang catatannya tidak banyak.

b. Mengidentifikasi catatan mana yang harus disimpan, dan untuk berapa lama

Pedoman standar, yang dikenal sebagai jadwal penyimpanan catatan, berisi rekomendasi tentang penjadwalan banyak jenis catatan untuk penyimpanan atau pembuangan. Jadwal retensi umumnya mencakup daftar jenis rekaman dengan rekomendasi untuk berapa lama menyimpan catatan sebelum dibuang, dihancurkan, atau dipindahkan ke arsip. Jadwal retensi, dalam beragam tingkat ketelitian dan ketelitian, tersedia dalam sejumlah publikasi Manajemen Catatan dan Informasi.

Tahap 1: Penggunaan Aktif - Catatan saat ini sedang digunakan dan / atau disebut untuk sering.

Tahap 2: Penggunaan Semi-Aktif - Catatan tidak digunakan saat ini tetapi masih disebut pada kesempatan.

Mereka biasanya tersedia di lemari file terdekat, di desktop komputer, atau di server bersama yang tersedia untuk semua staf yang perlu menggunakan file. Pada tahap 2, rekaman yang jarang digunakan dapat disalin ke optic disk, pita magnetik, atau file / server terpisah untuk memastikan sistem dapat bekerja dengan efisiensi penuh. Sangat sedikit catatan, jika ada, yang benar-benar aktif atau penggunaan semi-aktif setelah sepuluh tahun. Catatan yang tidak lagi digunakan berada di final tahap siklus hidup.

Tahap 3.

Tahap 3: Disposisi - Catatan tidak lagi digunakan saat ini. ini jarang atau tidak pernah dibutuhkan untuk referensi. Tidak lagi diperlukan untuk legal atau tujuan keuangan.

4.      Organizational Archives: To Keep In-house or Donate? (Arsip Organisasi: Tetap Di Rumah atau disumbangkan?)

Pertimbangan utama dalam memutuskan apakah akan menyimpan arsip internal atau menempatkan arsip pada repositori arsip mencakup beberapa hal berikut:

a.       Kepemilikan dan kontrol

• Akses Arsip internal - Arsip internal menjamin kontrol penuh organisasi dan kepemilikan arsip arsipnya.

Arsip repositori - Dengan menyumbangkan catatan ke repositori, sebuah organisasi umumnya kehilangan kepemilikan. Beberapa repositori menerima catatan pada setoran, artinya organisasi mempertahankan kepemilikan dan repositori hanya menyediakan penyimpanan untuk catatan.

b.      Akses

Organisasi harus mempertimbangkan siapa yang akan membutuhkan akses ke catatan, seberapa sering dan untuk tujuan apa, dan kemudian memutuskan bagaimana persyaratan untuk akses tersebut paling baik dipenuhi.

Arsip internal - Repositori di tempat jelas memungkinkan akses yang lebih cepat oleh organisasi. Jika catatan disimpan di ruang kantor kelompok itu sendiri, mereka siap tersedia untuk digunakan kapan pun mereka dibutuhkan.

Gudang arsip - Saat organisasi menyumbangkan arsipnya, file repositori memikul tanggung jawab untuk menyediakan akses ke catatan. Untuk sebagian besar repositori, ini berarti lebih dari sekadar menyimpan catatan dan membuka pintu bagi semua pengguna yang tertarik.

c.       Kerahasiaan

Beberapa organisasi memutuskan bahwa bahan rahasia tidak boleh menjadi bagian dari arsip, bahkan jika catatan tersebut memiliki nilai arsip. Yang lain memutuskan untuk tidak menyumbangkan catatan mereka ke repositori karena mereka takut mengungkap informasi rahasia.

d. Efektivitas Biaya / Pendanaan

- Arsip internal - Meskipun tidak mahal untuk dioperasikan , arsip di rumah, ada beberapa biaya. Pemeliharaan arsip yang tepat membutuhkan ruang yang cukup untuk menyimpan arsip, personel untuk mengelolanya, dan material untuk menampung dan melindunginya.

Arsip repositori - Menyumbangkan catatan ke repositori biasanya lebih murah daripada menyiapkan dan mengoperasikan arsip internal.

e. Kelestarian

Memelihara catatan elektronik akan membutuhkan program yang berkelanjutan oleh organisasi. Karena dalam media elektronik sendiri merupakan media yang rawan kerusakan kapan pun saja.

Arsip internal - Organisasi yang mengoperasikan arsip internal dapat membeli wadah penyimpanan arsip, tersedia dari sejumlah perusahaan pemesanan melalui surat.

Wadah ini memberikan perlindungan dari cahaya, debu, dan hama.

f. Keamanan

Arsip internal - Menyediakan keamanan untuk arsip internal termasuk menyimpan catatan di balik pintu yang terkunci. Orang yang bertanggung jawab harus mengawasi semua pengguna arsip.

Gudang arsip - Gudang menyimpan arsip arsip di tempat penyimpanan terkunci yang hanya dapat diakses oleh staf arsip dan menyediakan pengawasan staf secara terus-menerus terhadap ruang baca. Kebanyakan repositori menganggap serius keamanan dengan memiliki program keamanan yang ketat.